Cara Menginput Data Teks di Excel

Pada materi sebelumnya kita telah membahas cara memasukkan data ke dalam Excel, baik berupa angka (number), teks, maupun tanggal. Namun masih ada satu teknik tambahan yang penting dipahami, terutama ketika Anda ingin memasukkan data berupa nomor identitas seperti KTP atau NIK yang memiliki lebih dari 16 digit.

Mengapa Perlu Mengubah Format Cell Menjadi Text?

Excel memiliki batas tampilan angka panjang. Jika Anda mengetik angka lebih dari 15 digit, Excel otomatis mengubahnya menjadi format scientific atau membulatkan angka tersebut. Akibatnya, data seperti KTP atau NIK tidak tampil secara utuh.

Untuk mencegah hal ini, Anda harus mengubah format cell menjadi Text sebelum menginput data.

Cara Mengubah Format Cell ke Text

Berikut langkah-langkahnya:

Blok kolom atau cell yang akan diisi (misalnya kolom A).
Klik kanan → pilih Format Cells.
Pilih kategori Text.
Klik OK.

Setelah format cell diubah menjadi Text, semua data yang dimasukkan—baik angka panjang, angka dengan nol di depan, ataupun teks kombinasi—akan disimpan sebagai teks secara penuh tanpa diubah oleh Excel.

Dampak Format Text terhadap Rumus Excel

Format Text memang cocok untuk memasukkan data identitas. Namun, ada efek samping yang harus diperhatikan: rumus (formula) tidak akan berfungsi jika cell berada dalam format Text.

Jika Anda mengetik rumus seperti ini:

=SUM(A1:A10)

Maka Excel hanya akan menampilkan teks apa adanya, bukan hasil perhitungan.

Cara Mengatasi Formula yang Tidak Berfungsi Karena Format Cell Text

Jika Anda terlanjur mengubah cell ke format Text dan formula tidak berjalan, Anda bisa memperbaikinya dengan langkah berikut:

Ubah kembali format cell menjadi General melalui Format Cells.
Edit rumus di cell tersebut.
Tekan Enter untuk memproses ulang formula.

Setelah langkah-langkah ini dilakukan, rumus akan kembali bekerja sebagaimana mestinya.

Kesimpulan

Untuk menginput data seperti KTP, NIK, nomor member panjang, atau kode unik lainnya, Anda harus menggunakan Format Cells: Text agar data tidak berubah. Namun perlu diperhatikan bahwa cell berformat Text akan membuat rumus Excel tidak berfungsi, sehingga Anda harus mengembalikan formatnya ke General ketika ingin menggunakan formula.

Dengan memahami fungsi Format Cells ini, Anda bisa menghindari kesalahan input dan memastikan data tetap aman serta akurat di Excel.